Anleitung zum Organisieren und Vermarkten einer Busreise 

Eine Busreise für eine ganze Reisegruppe zu organisieren, macht zweifelsohne viel Spaß. Auf der anderen Seite stehen jedoch viel Arbeit und ein recht großer Zeitaufwand, denn je mehr Gäste an einer Reise teilnehmen, umso schwieriger werden die Planung und die Durchführung. 

Damit keine wichtigen Punkte vergessen und alle Teilnehmer zufriedengestellt werden können, sollte daher immer ein entsprechendes Konzept die Grundlage für die Planung, die Organisation und die Durchführung der Busreise bilden, das dann Schritt für Schritt abgearbeitet wird. 

Je nach Größe der Gruppe, des Reisezieles und der Vorstellungen müssen unterschiedliche Aspekte beachtet werden. Allgemein gliedert sich eine Anleitung zum Organisieren und Vermarkten einer Busreise jedoch in acht wesentliche Schritte, nämlich in:

die Vorbereitung
die Beachtung der Pflichten als Veranstalter
das Zusammenstellen des Angebotes
die Vermarktung
die Buchung
die Auswahl von Versicherungen
die Durchführung und die Nachbearbeitung. 

1. Die Vorbereitung 

Der erste Schritt ist meist der schwierigste Schritt, denn im Zuge der Vorbereitungen geht es darum, die grundlegenden Fragen zu der Busreise zu klären.

Zu diesen Fragen gehören die folgenden:

Wohin soll die Reise führen und wie lange soll die Reise dauern?  

Das Ziel und die Dauer sind eng miteinander verbunden. So dauert beispielsweise eine Rund- oder eine Badereise in aller Regel länger als eine Städtereise.

Welche Zielgruppe soll mit der Reise angesprochen werden?

Die Auswahl des Reisezieles hängt zudem immer auch von der Größe der Gruppe und den Teilnehmern selbst ab. Während junge Reiseteilnehmer oft weniger hohe Ansprüche an die Unterkunft oder die Landschaft stellen und stattdessen Angebote bevorzugen, bei denen abendliche Unterhaltung mit Musik und Party vorgesehen oder zumindest möglich ist, wählen ältere Reiseteilnehmer oft eher ruhige Hotels in landschaftlich schönen Umgebungen und stellen die Erholung in den Vordergrund.

Für Familien hingegen ist wichtig, dass auch ein entsprechendes Kinderprogramm gegeben ist, bei Singlereisen sollte der Veranstalter auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen männlichen und weiblichen Reiseteilnehmern achten.

Welche Kostengrenzen gelten für die Reise?

Wie teuer eine Reise ist, hängt vom Reiseziel, dem angebotenen Programm und den inkludierten Leistungen ab. Bei der Festsetzung des Preises ist allerdings etwas Fingerspitzengefühl gefragt. Ist eine Reise zu kostengünstig, sind oft vor allem ältere Reiseteilnehmer skeptisch, ist der Preis recht hoch angesetzt, erwarten die Teilnehmer entsprechende Qualität und ein umfassendes Programm.

Wann soll die Reise stattfinden?

Der Zeitpunkt der Reise nimmt Einfluss auf die Kosten, denn Reisen in den Ferien sind teurer als in der Nebensaison. Der Zeitpunkt hängt allerdings auch vom Reiseziel ab, denn nicht alle Reiseziele sind das ganze Jahr über gleich attraktiv.

Wie groß soll die Reisegruppe sein?

Sinnvoll ist, eine Mindest- und eine Maximalteilnehmerzahl festzulegen. Die Größe der Reisegruppe spielt bei der Organisation eine wesentliche Rolle, denn sie entscheidet beispielsweise über die Größe des benötigten Reisebusses oder die Anzahl der benötigten Zimmer.

Hinzu kommt, dass sich der Reisepreis ändern kann, denn oft gewähren Hotels und Pensionen oder auch Restaurants Rabatte für große Gruppen.