6. Die Versicherungen für Reisegäste 

In welchem Umfang Versicherungen notwendig und sinnvoll sind, hängt vom Status des Reiseveranstalters ab. Grundsätzlich muss ein Veranstalter seine Reisegäste jedoch auf eine Reiserücktrittskostenversicherung hinweisen, die im Fall eines Rücktritts für die Stornokosten aufkommt. Die rechtlichen Grundlagen auch im Hinblick auf eventuelle Haftungsansprüche gegenüber dem Reiseveranstalter bildet das Reisevertragsrecht mit den Paragraphen 651 ff. BGB. Im Sinne der Versicherungen handelt es sich dann um eine Gruppe, wenn diese aus mindestens zehn Personen besteht.

Der Veranstalter kann und sollte einen Gruppenschutz vereinbaren, der eine Reiserücktrittskostenversicherung, eine Reiseabbruchversicherung, eine Notfall-Versicherung, eine Reisegepäckversicherung sowie eine Reiseunfallversicherung umfasst. Bei Reisen ins Ausland sollte zudem eine Auslandskrankenschutzversicherung in die Überlegungen miteinbezogen werden. 

7. Die Durchführung der Reise  

Kurz vor dem Antritt der Reise sollten nochmals alle Punkte überprüft werden, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wurde und ein reibungsloser Ablauf sichergestellt ist.

Dabei spielen unmittelbar vor und während der Reise die folgenden Punkte eine Rolle:

Die Zahlungen.

Es muss überprüft werden, ob die Reisekosten von allen Teilnehmern vollständig bezahlt wurden oder ob noch Zahlungen ausstehen.

Die Reiseunterlagen.

In einer Mappe sollten alle Reiseunterlagen und Quittungen zusammengestellt sein. Hierzu gehören beispielsweise Buchungsbestätigungen oder Eintrittskarten. Zudem muss sich eine Liste mit den Namen, Anschriften und Telefonnummern der Reiseteilnehmer in der Mappe befinden. Sinnvoll hierbei ist, sich die Handynummern der Reisenden geben zu lassen, falls es dazu kommen sollte, dass ein Reisender während der Reise von der Gruppe getrennt wird.

Wichtig ist außerdem, an die Liste mit den Kontaktdaten der Leistungsträger zu denken.Die Unterhaltung. Vor allem bei längeren Busfahrten ist es sinnvoll, ein Unterhaltungsprogramm vorzubereiten. Dies können Informationen zur Reise und dem Zielort oder auch Videos, Musik oder Spiele sein. Um die Verpflegung an Bord kümmert sich in aller Regel das Busunternehmen selbst.

Die Abfahrt und Treffpunkte. 

Wichtig ist, allen Reiseteilnehmer genau mitzuteilen, wann und wo die Reise beginnt. Beginnt die Reise schon mit einer Verzögerung, weil sich Reisegäste verspäten, kann dies den ganzen Ablauf durcheinanderbringen. Gleiches gilt für Zeiten und Treffpunkte vor Ort. Auch hier sind Absprachen mit den Reisegästen für eine planmäßige Durchführung sehr wichtig.

8. Die Nachbearbeitung und Auswertung